Gestion du Cycle de Projet

La Gestion du Cycle de Projet est une méthode qui a fait ses preuves dans l’identification, formulation, mise en œuvre et l’évaluation de projets et de programmes.

Le diagramme suivant illustre les différentes phases du cycle de projet ainsi que les instruments utilisés pour l’élaboration de documents lors de chaque phase.  Cliquez sur la roue et sur chacune des phases individuelles pour plus de renseignements. Afin de visualiser la présentation vous aurez besoin d’avoir le programme Macromedia Flash 5.0 installé.

  Qu’est ce que la Gestion du Cycle de Projet?

La Gestion du Cycle de Projet (GCP) est la méthode introduite par la Commission Européenne pour permettre l’identification, la formulation, la mise en œuvre et l’évaluation de projets et de programmes. Cette méthode offre une approche cohérente par rapport à toutes les composantes du cycle d’un projet en mettant l’accent sur les besoins et la participation des bénéficiaires, sur une perspective complète du projet ainsi que sur un suivi et une évaluation efficaces. Cette approche améliore la faisabilité des plans et la pérennité des interventions. Actuellement, elle est appliquée en tant que méthode standardisée par un grand nombre de bailleurs de fonds bilatéraux en Europe, des ONGs ainsi que par les gouvernements nationaux de nombreux pays bénéficiaires.

 Gestion du Cycle de Projet

La Gestion du Cycle de Projet pourvoit une approche solide et cohérente à toutes les phases du cycle de projet  assurant que l’attention reste focalisée sur les bénéficiaires, qu’une vision globale compréhensible du projet soit disponible le long du processus, ainsi que le suivi et l’évaluation aient lieu de façon efficace. Cette approche renforce la faisabilité,pertinence et pérennité des projets et des programmes.   Quand nous employons le terme ‘projet’ dans, par exemple, Gestion du Cycle de Projet, nous entendons aussi ‘programme’, vu que les concepts débattus seront aussi bien d’application pour ces dernières.

Pendant les phases du projet, le(s) gestionnaire(s) du cycle de projet  est (sont) responsable(s)de la conduction et de la vérification d’une performance de qualité  du processus à travers les différents phases. Ceci signifie que dans chaque phase il y a des tâches spécifiques à accomplir. Soyez attentif au fait  qu’il peut y avoir peu de gestionnaires de projet à charge de sa conduction, mais qu’ils ne vont pas toujours tous dans le même sens ! Les gestionnaires du cycle de projet peuvent agir dans des organisations bailleurs de fonds, des ONG européennes, des Ministères de Planification des pays bénéficiaires, des ONG locales, etc., etc. Dans certaines organisations, il se peut que différentes personnes (gestionnaires du cycle de projet) dirigent des phases différentes  (par ex. financement et évaluation).

Pour plus de renseignements sur les caractéristiques de chaque phase nous vous renvoyons aux chapitres respectifs dans les FAQ (questions fréquemment posées)

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    Quels sont les avantages de la GCP ?

Les projets proposés sont soumis à des critères de préparation et d’appréciation qui sont ceux de l’approche GCP. Un aspect important de l’évaluation de propositions est la qualité de l’identification des projets proposés et leur mise en oeuvre. La méthode GCP est un outil pratique qui permet aux gestionnaires de projets de mieux comprendre les critères requis. Elle permet aussi de rendre l’approche d’un projet plus globale et d’en assurer la cohérence logique. Les faits tendent à indiquer que de nombreuses organisations n’ont pas suffisamment de savoir-faire quant à l’application des concepts de la GCP, ceci étant la cause de propositions de services qui ne correspondent pas aux critères requis. L’introduction de la GCP a pour but plus précis de faire prendre conscience aux « gestionnaires du cycle de projets » des écueils de projets et programmes observés dans de nombreuses évaluations (apprendre par expérience). La GCP fournit aussi des concepts, techniques et instruments de gestion.

  Justification

L’introduction de la GCP est fondée sur l’hypothèse que si ses concepts et techniques sont appliqués, ceux-ci peuvent influer sur les pratiques de travail en améliorant leur efficacité dans la gestion du cycle de projet afin d’aboutir à des projets et des programmes plus pertinents, faisables et viables. En d’autres mots, la GCP tente d’améliorer la façon dont le processus de décisions est effectué, depuis la conception de l’idée initiale jusqu’à l’évaluation.

  L’atelier formation GCP

Un atelier de 3 jours offre les informations les plus récentes concernant l’approche GCP ainsi que des activités d’application de la méthode GCP. L’atelier a une approche duelle : d’une part, il introduit avec rigueur les concepts de base, le langage commun de la GCP tels l’objectif spécifique, les résultats, les hypothèses, l’arbre à objectifs, le cadre logique etc. D’autre part, il favorise un travail de groupe permettant aux participants d’appliquer les outils et l’approche de la GCP à des cas concrets et/ou à des situations simulées proches des réalités dans lesquelles les participants devront appliquer leurs capacités de gestion.

 Tâches des Gestionnaires du Cycle de Projet à travers les phases du cycle de projet

 Programmation

Durant cette phase les rôles du (des) gestionnaire(s) du cycle de projet sont:

• Organiser une discussion interne sur la politique et les stratégies tant des représentants du pays bénéficiaire que du bailleur de fonds.
• Organiser un atelier participatif pour soupeser les différents secteurs en relation aux objectifs de la politique et aux problèmes spécifiques justifiant l’intervention de soutien.
• Rassembler des conclusions d’évaluation dans les secteurs sélectionnés.
• Développer une stratégie et des critères sur la façon de s’accorder à la stratégie.
• Estimer un cadre budgétaire.

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 Identification

Pendant cette phase les rôles du (des) gestionnaire(s) du cycle de projet sont:

• Vérifier la cohésion de l’idée et le cadre de la politique et de la stratégie.
• Vérifier si l’idée du projet est pertinente pour les bénéficiaires.
• Veiller à ce que les bénéficiaires soient clairement spécifiés et leur perception entendue.
• Initier et vérifier la qualité de l’identification des problèmes réellement existants ainsi que leurs causes.
• Assurer qu’aucune solution préconçue ne soit acceptée sans que la pertinence pour les bénéficiaires ait été vérifiée.
• Démarrer un processus d’identification adéquat au cas où on aurait des doutes sur la qualité de l’information existante.
• Ebaucher des Termes de Référence pour le processus d’identification.
• Si l’on estime opportun, identifier et engager un modérateur pour guider l’atelier participatif avec les parties prenantes clefs.
• Assurer la vérification et l’incorporation des leçons pertinentes à partirdes évaluations (de différents bailleur de fonds).
• Vérifier le document d’étude de préfaisabilité et contrôler la présence et la qualité de toute l’information requise.
• Assurer un accord de principe sur un possible projet par les preneurs de décisions en ce qui concerne le choix de l’idée de projet et les bénéficiaires.

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 Formulation

Durant cette phase les rôles du (des) gestionnaire(s) du cycle de projet sont:

• Vérifier si l’identification a été bien faite.
• Si pas encore fait lors de la phase précédente, vérifier le document de l’étude de préfaisabilité et contrôler la présence et la qualité de toute l’information requise.
• Assurer un accord de principe sur un projet possible par les preneurs de décisions par rapport au choix de l’idée de projet et les bénéficiaires.
• Formuler les Termes de Référence de l’étude de faisabilité.
• Sélectionner l’équipe de consultants avec l’expérience technique, sociale, culturelle, environnementale, financière, économique et de gestion appropriées pour mener à bien l’étude de faisabilité et formuler la proposition de projet.
• Suivre la mise en oeuvre adéquate de l’étude de faisabilité.
• Recevoir et vérifier la qualité de l’étude de faisabilité et la proposition de projet attachée (l’élaboration du projet présentant des objectifs, ensemble avec le  QUOI devrait être fait par le projet, sont des éléments à résumer sous la forme d’une matrice de Cadre Logique. Le COMMENT va s’organiser internement la mise en œuvre par les agences d’implémentation doit se présenter en différentes Matrices de Gestion, tant pour chaque agence que pour la gestion de projet qui pourvoit le soutien aux agences respectives).
• Solliciter une lettre d’engagement de la part des autorités bénéficiaires et des agences d’implémentation prévues.
• Transposer l’information présentée dans l’étude de faisabilité et l’ébauche de proposition de projet attachée dans le format requis de la proposition.
• Faire vérifier le budget ainsi que l’élaboration  technique par un expert externe.
• Présenter la proposition de projet aux preneurs de décisions.

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 Financement

Pendant cette phase les rôles du (des) gestionnaire(s) du cycle de projet sont:

• Identifier l’allocation du budget.
• Initier et suivre le processus d’appel d’offres  – sélectionner des consultants et/ou agences d’implémentation.
• Négocier les pré conditions et hypothèses avec les autorités bénéficiaires.
• Préparer l’accord de financement avec les autorités bénéficiaires.

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 Mise en oeuvre

Durant cette phase les rôles du (des) gestionnaire(s) du cycle de projet sont:

• Assurer l’élaboration de la Planification des Opérations par les agences d’implémentation.
• Organiser un atelier participatif de mise en oeuvre pour aboutir à un accord entre les différents acteurs en ce qui concerne les activités détaillées, programmes d’échéance, responsabilités, programme d’allocation de ressources, nécessités de rapports, systèmes de suivi et indicateurs de succès.
• Insister sur l’implémentation adéquate du système de suivi.
• Initier une discussion sur les possibles mesures correctives au cas où des problèmes apparaissent.
• Initier une évaluation à mi-parcours ou de révision (Termes de Référence / embaucher des conseilleurs techniques ou des modérateurs).
• Insister sur l’élaboration d’un plan avec une durabilité de 3 ans avant la fin du soutien (peut faire partie de l’évaluation de révision).
• Vérifier toutes les formalités et répercussions légales du fait d’arrêter le soutien du projet / programme.

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 Evaluation

Pendant cette phase les rôles du gestionnaire(s) du cycle de projet sont:

• Discuter l’élaboration de l’évaluation avec les agences d’implémentation (vérification des objectifs et des indicateurs).
• Esquisser les Termes de Référence de l’évaluation.
• Appel à l’offre / embauche de l’équipe d’évaluation.
• Initier la sélection des évaluateurs nationaux pour rejoindre l’équipe (évaluation concertée).
• Identifier et proposer des personnes-ressources à être consultées.
• Insister sur la présentation du plan d’évaluation (échéances).
• Faciliter la présentation officielle de l’équipe aux autorités bénéficiaires (mandater).
• Organiser des réunions intermédiaires avec l’équipe d’évaluation sur les conclusions préliminaires et celles en procès.
• Suivre l’exécution de l’évaluation avec le personnel du projet et les autorités bénéficiaires.
• Insister sur le fait que des ébauches de rapports soient rendues ainsi qu’une version finale.
• Initier la préparation d’une “version sexy” résumée des ‘leçons’ afin d’être disséminée.
• Organiser des sessions d’information de façon à que les conclusions de l’évaluation soient présentées aux preneurs de décision et aux parties prenantes.
• Assurer la dissémination des rapports aux parties prenantes.
• Assurer l’enregistrement des conclusions dans une base de données d’évaluation.

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 Questions fréquemment posées sur le PCM (FAQ)

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 EC - Manuel du PCM

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