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 10. Le suivi (NB : le suivi n’est pas une phase en soi)

 10.1. Pourquoi le suivi est-il nécessaire ?

Le suivi permet aux gestionnaires de projets de surveiller régulièrement l’exécution des activités. Le suivi permet d’obtenir des informations, de les analyser et de les intégrer au processus décisionnel, processus basée sur la matrice du cadre logique et du plan (diagramme de GANTT ou chronogramme).

 10.2. Quelles sont les difficultés rencontrées lors du suivi ?

Le suivi des résultats s’avère être souvent une activité de nature délicate car il indique la mesure dans laquelle les activités ont été faites correctement. Les agences exécutrices éprouvent des difficultés à faire ce suivi de manière objective et il est donc recommandé de faire faire le suivi par une instance externe. Il s’avère aussi difficile pour l’agence exécutrice de surveiller les hypothèses puisque, par définition, celles-ci se situent hors-champ de l’expertise du personnel du projet.

 10.3. Qui devrait être responsable du suivi ?

Le suivi des activités peut être fait par le personnel du projet alors que le suivi des objectifs et des hypothèses par des experts externes. Les ambassades et les délégations sont souvent bien placées pour faire le suivi des hypothèses.

 10.4. Comment un système de suivi devrait-il être conçu ?

Le système de suivi devrait être conçu selon type d’information requis et les personnes qui requièrent l’information. Il est essentiel de distinguer les différents niveaux de demande d’information et de définir le niveau exact de détails requis. Il est aussi important de comprendre la gestion du temps du flux des informations, le type de processus analytique requis à chaque étape de la chaîne et le besoin de fournir aux gestionnaires de projets les analyses et feedback qui en résultent.

 10.5. Quelle est la différence entre suivi et évaluation ?

Le suivi enregistre les données des activités du projet alors que l’évaluation mesure l’obtention des objectifs et étudie les processus de prises de décisions faits lors des phases de préparation et de mise en œuvre. Une évaluation de mi-parcours peut avoir lieu pour permettre aux gestionnaires de projets de réajuster le projet pendant sa mise en œuvre/exécution. Une évaluation peut aussi avoir lieu après l’intervention, l’évaluation ex post, pour que les preneurs de décisions puissent en tirer des leçons et formuler de nouveaux projets enrichis des expériences précédentes.

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